Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển như thế nào, doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì để quá trình quy trình xuất khẩu hàng hóa diễn ra nhanh nhất, thuận tiện nhất.
Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển hiện nay không còn quá xa lạ đối với nhiều doanh nghiệp. Các doanh nghiệp vận chuyển hàng hóa bằng phương thức này bởi điểm mạnh không thể thiếu của nó như vận chuyển được nhiều hàng hóa cồng kềnh, khối lượng lớn, giá thành rẻ. Nhìn chung, cũng như các hình thức vận chuyển hàng hóa khác, hoạt động xuất nhập khẩu bằng đường biển cũng có những bước cơ bản.
Xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển được thể hiện rõ ràng qua các bước sau:
Đàm phán và ký kết hợp đồng
Các doanh nghiệp thực hiện nhiệm vụ của mình liên quan đến lợi nhuận, ràng buộc của đôi bên bằng việc ký kết hợp đồng xuất khẩu. Doanh nghiệp tiến hành đàm phán với khách hàng nhằm đạt thỏa thuận và tiến hành ký hợp đồng.
Xin giấy phép xuất khẩu
Nếu doanh nghiệp xuất khẩu chưa có giấy phép xuất khẩu hàng hóa của doanh nghiệp mình cần tiến hành xin giấy phép xuất khẩu dưới dạng xin một lần và sử dụng được nhiều lần.
Booking và đặt container rỗng
Doanh nghiệp sẽ phải thực hiện việc booking các tàu vận chuyển để có được giá tốt nhất nếu lô hàng của công ty được bán theo điều kiện của CIF hoặc FWD. Còn trong trường hợp doanh nghiệp xuất khẩu theo điều kiện FOB thì sẽ không cần liên hệ đặt tàu mà consign sẽ là người đặt.
Ngoài ra, doanh nghiệp sẽ cần thực hiện lấy container rỗng tại cảng. Công việc này giúp xác nhận rằng doanh nghiệp đã đồng ý lấy container và seal. Còn khi xuất khẩu hàng hóa theo tiêu chuẩn FOB thì doanh nghiệp sẽ nhận được transport confirmation và đem đi đổi lấy booking.
Chuẩn bị lô hàng và kiểm tra hàng xuất
Doanh nghiệp cần chuẩn bị đơn hàng và bên vận chuyển sẽ phối hợp cùng khách hàng kiểm tra lại hàng hóa xuất khẩu nhằm đảm bảo an toàn hàng hóa trước, trong và sau khi giao nhận thành công. Việc kiểm tra hàng xuất giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các nhiệm vụ của mình nếu xảy ra các trường hợp thiếu hàng, hỏng, vỡ hàng, cũng như hàng hóa không đảm bảo khi nhận hàng.
Thực hiện đóng gói hàng hóa
Hàng hóa sẽ được doanh nghiệp đóng tại kho của nhà máy doanh nghiệp. Để đảm bảo các thủ tục diễn ra nhanh chóng, doanh nghiệp cần ghi đầy đủ thông tin trên lô hàng theo yêu cầu của khách hàng bao gồm tên hàng hóa, nước sản xuất, trọng lượng tịnh, trọng lượng bì, các ký hiệu hướng dẫn vận chuyển hàng hóa,…
Mua bảo hiểm lô hàng
Đối với các loại hàng hóa thông thường, mức mua bảo hiểm là 25 trên tổng giá trị hàng hóa. Trường hợp hàng hóa xuất theo điều kiện của FOB và CNF thì sẽ không cần mua bảo hiểm hàng hóa.
Làm thủ tục hải quan
Đây là một trong những bước rất quan trọng đối với bất kỳ loại hàng hóa nào. Làm thủ tục hải quan sẽ bao gồm các thủ tục là:
- Mở tờ khai hải quan: doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ sau: giấy giới thiệu nhân viên giao nhận, giấy tiếp nhận hồ sơ do hải quan cấp, tờ khai hải quan, hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại và phiếu đóng hàng.
- Đăng ký tờ khai: Nếu lô hàng không có vấn đề gì sẽ được vào luồng xanh, ngược lại nếu xảy ra vấn đề sẽ vào luồng vàng hoặc luồng đỏ để thực hiện kiểm tra.
- Đóng phí
- Lấy tờ khai: Bộ phận hải quan sẽ ghi số container và số seal vào mặt sau của tờ khai.
- Thanh lý tờ khai
- Vào sổ tàu
- Thực xuất tờ khai hải quan: Sau khi lô hàng được giao cho khách hàng thì nhân viên giao nhận phải làm thực xuất cho lô hàng, bao gồm các giấy tờ: tờ khai hải quan, commercial invoice, vận đơn đường biển. Giao hàng cho kho tàu
Doanh nghiệp sẽ cung cấp chi tiết bill để hãng tàu làm vận đơn. Bước này phải được thực hiện trước giờ cắt máng closing time và trước bước thực xuất. Giao hàng cho tàu sẽ được kết thúc khi bạn đã nhận được vận đơn đường biển, có thể là bill gốc (3 bản) hoặc surrendered bill.
Thanh toán
Đây là bước cuối cùng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Trong bước này, người làm thủ tục xuất nhập khẩu phải hoàn thành bộ chứng từ thanh toán bao gồm: hóa đơn thương mại (commercrial invoice); phiếu đóng gói (packing list); vận đơn đường biển; giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) và giấy chứng nhận khử trùng.
Trên đây là 9 bước cần thiết cho doanh nghiệp thực hiện xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Việc nắm rõ quy trình xuất khẩu này giúp doanh nghiệp hiểu, thực hiện công việc một cách nhanh nhất, tiết kiệm thời gian và ngân sách, đồng thời cũng đảm bảo được trong quy trình giao nhận hàng hóa quốc tế.
