Vận chuyển hàng hóa cuối năm cần đảm bảo an toàn, đầy đủ các loại giấy tờ. Để đảm bảo hoạt động giao nhận được diễn ra, các doanh nghiệp vận chuyển cần chuẩn bị các loại giấy tờ cần thiết khi vận chuyển quốc tế sau.
Giấy tờ đi đường
Giấy phép vận chuyển hàng hóa đầu tiên mà doanh nghiệp cần chuẩn bị là giấy đi đường. Đây là loại giấy được cấp phép xe kinh doanh vận tải hàng hóa. Thông thường, loại giấy này sẽ được cấp cho từng đợt vận chuyển hàng hóa và tùy từng loại xe. Đặc biệt, giấy đi đường sẽ được xem là làm chứng từ cho những phương tiện vận chuyển. Đây cũng là loại giấy dùng để ủy quyền cho những chiếc xe vận chuyển hàng đi các tỉnh.
Giấy kinh doanh phương tiện vận chuyển
Đây là loại giấy tờ quan trọng đối với những doanh nghiệp trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa, nếu kinh doanh hợp pháp thì bắt buộc phải có giấy chứng minh kinh doanh vận chuyển. Những loại giấy tờ cần trong danh mục giấy kinh doanh gồm có:
– Giấy tờ của xe đang điều khiển
– Giấy tờ của người điều khiển phương tiện tham gia giao thông.
– Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vận tải.
Giấy tờ của người điều khiển phương tiện
Người điều khiển phương tiện để vận chuyển hàng hóa cũng cần chuẩn bị các giấy tờ cần thiết để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra nhanh chóng, giảm thiểu các tình huống không đang xảy ra. Các giấy tờ bao gồm:
– Giấy phép lái xe còn thời hạn, phù hợp với loại hình đang điều khiển hiện tại.
– Giấy chứng nhận tập huấn lái xe taxi hoặc giấy tờ tương tự.
– Giấy chứng nhận sức khỏe định kỳ theo thời hạn đối với chủ sở hữu xe.
Hợp đồng vận chuyển
Quy trình vận chuyển hàng hóa không thể thiếu hợp đồng vận chuyển, điều này đòi hỏi đơn vị vận tải phải có lộ trình giao dịch rõ ràng và minh bạch. Đây là loại hợp đồng đối với một lô hàng cần vận chuyển đến địa điểm nhận. Hợp đồng có chức năng xác nhận mối quan hệ giữa người sử dụng dịch vụ và đơn vị vận chuyển. Trong hợp đồng, doanh nghiệp, đối tác cần đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng và đi đến thống nhất về nội dung.
Ngoài việc chuẩn bị hàng hóa để vận chuyển, thì các giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa còn bao gồm cả hóa đơn chứng từ liên quan đến lô hàng đó.
Hóa đơn thương mại CCI
Hóa đơn thương mại là một loại chứng từ thương mại được phát hành bởi người bán cho người mua để nhận được một số tiền nào đó mà người mua hàng hóa hay dịch vụ có nghĩa vụ phải thanh toán cho người bán hàng theo những điều kiện cụ thể.
Trong hợp đồng thương mại sẽ nêu rõ khoản phí mà người mua/người nhập khẩu phải trả cho người bán/người xuất khẩu. Nhờ đó, việc kê khai, kế toán giá trị đơn hàng cũng trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Không những vậy, hợp đồng thương mại còn đóng vai trò trợ giúp người nhập khẩu trong thanh toán bù trừ hàng hóa.
Vận đơn (BOL) – Giấy tờ cần thiết khi vận chuyển quốc tế
Ngoài các hóa đơn thương mại thì vận đơn cũng là một trong những loại giấy tờ cần thiết khi vận chuyển quốc tế. Thông qua vận đơn, mọi người có thể tra cứu tình trạng của hàng hóa nhanh chóng, dễ dàng.
Giấy chứng nhận xuất xứ
Hiện nay, các quốc gia trên thế giới đều kiểm tra chặt chẽ xuất xứ, nguồn gốc của sản phẩm để đảm bảo an toàn cho người dùng. Bất cứ loại hàng hóa nào khi vận chuyển quốc tế cũng cần có giấy chứng nhận xuất xứ của sản phẩm. Đây là minh chứng xác nhận nguồn gốc của đơn hàng. Nếu người gửi không thể chứng minh xuất xứ hàng hóa thì sẽ không được chấp nhận vận chuyển.
Tài liệu kiểm soát hàng hóa (CCD)
Trước khi tiến hành vận chuyển hàng hóa, các đơn vị giao nhận cần chuẩn bị một tài liệu kiểm soát hàng hóa có ghi đầy đủ thông tin về người gửi, nhà sản xuất, công ty xuất khẩu,… để nộp cho cơ quan dịch vụ biên giới quốc tế để cơ quan có thể giám sát hoạt động vận chuyển.
Tờ khai xuất khẩu cho người gửi hàng (nếu có)
Với những đơn hàng xuất khẩu từ Việt Nam mà sản phẩm gửi đi nằm trong mục kiểm soát xuất khẩu thì doanh nghiệp cần chuẩn bị tờ khai xuất khẩu cho người gửi hàng. Doanh nghiệp cần kiểm tra danh sách kiểm soát thương mại để biết có cần chuẩn bị loại giấy tờ này hay không bằng cách liên hệ với Cục Xuất Nhập khẩu của Bộ Công thương Việt Nam.
